Muitas empresas têm enxergado no serviço de videoconferência uma oportunidade para reduzir gastos operacionais, otimizar processos e conquistar novos clientes. No entanto, esse combo de benefícios só acontece quando o serviço de videoconferência contratado condiz com as necessidades da empresa e está alinhado aos seus negócios.
O primeiro erro grave que muitas empresas cometem no momento de contratação de um serviço de videoconferência é levar em conta apenas o custo dos equipamentos e não se atentar para toda a estrutura. Para ter uma experiência rica com uma solução que atenda às necessidades pontuais e unifique a comunicação de seus times, a escolha da solução correta é o ponto de partida.
Para acertar na escolha e não ter dor de cabeça futuramente, optar por uma solução “one-stop-solution” é o ideal, uma vez que ela, por si só, vai gerenciar todo o processo da videoconferência, como, por exemplo, o agendamento de salas, o tráfego de dispositivos e solicitações, a gravação de reuniões etc., possibilitando que todo o processo se torne mais orgânico e interfira o mínimo possível no cotidiano dos colaboradores.
Conheça agora algumas dicas poderosas que vão te ajudar a se preparar e a escolher um serviço de videoconferência completo e alinhado às suas necessidades e expectativas.
Diferencie teleconferência de videoconferência
Enquanto a videoconferência é uma experiência de conferência online que inclui alta definição de áudio (H.264) e vídeo (Full-HD 1080p), a teleconferência é uma experiência de conferência por telefone, onde várias pessoas conseguem participar de uma reunião, mas sem o vídeo, apenas o áudio.
Apesar da grande diferença entre os três serviços, é comum as pessoas confundirem as duas nomenclaturas imaginando se tratar do mesmo tipo de conferência.
Para saber qual serviço utilizar, pense em seus cenários de uso. Se eles incluírem reuniões entre membros de equipe e/ou diretoria com compartilhamento de informações visuais, entrevistas de emprego, reuniões com clientes distantes geograficamente, treinamentos à distância, vendas e demonstração de produtos, certamente uma solução de videoconferência estará mais adequada às suas necessidades.
Confira abaixo o gráfico comparativo entre teleconferência, videoconferência e reunião in loco:
Verifique sua infraestrutura
Você já viu que a videoconferência é o que mais se aproxima da interação humana e das reuniões “face a face”. Agora, para ela realmente entregar tudo o que promete, é importante preparar a infraestrutura a fim de tirar ainda mais proveito da solução. Algumas dicas:
• Escolha uma sala bem iluminada para instalar seu equipamento.
• Os sistemas mais modernos de videoconferência já são preparados para lidar com o eco em salas pequenas. Em salas maiores, talvez haja a necessidade de um processador de som.
• Contrate um profissional técnico para fazer uma avaliação de sua real necessidade. Algumas empresas avaliam que precisam de soluções superdimensionadas e acabam deixando de lado a aquisição de um serviço de videoconferência por receio de acabarem gastarem além do que podem.
• Tenha uma boa conexão com a internet (um link dedicado, de preferência). Se não for possível, uma banda que priorize os dados de videconferências enquanto elas acontecem já é suficiente.
Gravação USB e software livre de licenças e custos
Uma das grandes vantagens das soluções mais modernos de videoconferência é a possibilidade de gravar todas as reuniões em dispositivos USB. Além de servir como ata de reunião, a gravação no dispositivo USB serve a nichos diversificados, como a área jurídica, que lança mão dessa facilidade para gravar depoimentos para juízes e acordos de conciliação entre partes, por exemplo. Outra dica importante é contratar um serviço de videoconferência cujo software seja livre de licenças e de custos adicionais por atualização.
Segurança é importante
É sempre importante se certificar de que a solução de videoconferência pretendida conta com criptografia de dados. A criptografia garante o sigilo das informações que são transmitidas durante as conferências e preserva os ativos da empresa. Também é importante ter travessia de firewall para bloquear ameaças e garantir mais eficiência durante a conversa.
Certifique-se de que o Multipoint Conference Unit (MCU) vem integrado à solução
A Unidade de Controle de Multiponto (MCU) é um componente que viabiliza a conferência entre três ou mais terminais ou gateways. O ideal é que o MCU da solução contratada tenha no mínimo 8 canais para pequenas e médias empresas e acima de oito canais para empresas maiores.
Os endpoints são abrangentes?
De que adianta ter uma solução de vídeoconferência se os endpoints, ou seja, os aparelhos que vão se conectar à conferência, são limitados a poucos tipos? O ideal é que a solução contratada dê suporte desde pequenos dispositivos multifuncionais de videoconferência em salas de conferência a telefones de videoconferência para desktop, softwares para PC, iOS móvel e aplicativos para Android.
Facilidade de gerenciamento, uso e implantação
O ideal é que a plataforma de serviços de gerenciamento da videoconferência esteja hospedada em nuvem, ou seja, esteja disponível para gerenciamento 24x7x365. Isso possibilita que o gerenciamento de transversal de rede interna e de contato comercial sejam facilitados. Além disso, a plataforma em nuvem reduz consideravelmente o tempo de implantação e possibilita que os colaboradores registrem suas contas de uso em vários dispositivos (como terminais de videoconferência, PCs e dispositivos móveis) para obter interconexão e comunicação. Uma solução de videoconferência tem que ser tão simples quanto usar um smartphone.
Ampla compatibilidade com outras plataformas
Por último, mas não mens importante, é crucial que o serviço de videoconferência contratado seja compatível com as plataformas de videoconferência tradicionais, fornecendo comunicação desimpedida entre as cadeias de suprimentos upstream e downstream.